Action Plan dalam Gerakan Pramuka

ACTION PLAN

Andi Dermawan

A. Pemanasan

Action Plan jika ditransliterasikan kedalam bahasa Indonesia diartikan sebagai Rencana Aksi[1]. Secara bahasa tentunya kita dapat memahami bahwa rencana aksi yang dimaksud adalah menyiapkan kegiatan yang bersifat aktif, bergerak dan meriah serta diikuti oleh massa[2].

Sebagai gambaran mengenai permasalahan yang akan kita diskusikan, bayangkanlah jika anda menjadi seorang pedagang kaki lima; bayangkan juga ketika anda bertindak sebagai seorang petani atau mungkin seorang pemuda kaya raya yang bersiap menuju New York untuk keperluan bisnis.

Menjadi apapun anda, untuk keperluan apapun juga, maka perencanaan sepatutnya diperlukan. Maka jika anda setuju tentang hal ini, mari kita lanjutkan diskusi ini.

B. Apa?

Menurut kamus bisnis, action plan didefinisikan sebagai:

A sequence of steps that must be taken, or activities that must be performed well, for a strategy to succeed. An action plan has three major elements (1) Specific tasks: what will be done and by whom. (2) Time horizon: when will it be done. (3) Resource allocation: what specific funds are available for specific activities. Also called action program[3].

Secara umum sebagaimana kita baca di atas bahwa rencana aksi atau lumrah pula disebut sebagai perencanaan yang mencakup segala pemikiran, persiapan, perincian, dan tindakan yang dibutuhkan guna suksesnya suatu aksi/kegiatan.

Bagaimana kita mengartikan sebuah kesuksesan? Atau kegagalan? Tentu diukur melalui tercapai/terlaksananya segala yang telah direncanakan serta puas/tidaknya pelaku aksi tersebut. Selama ini kita sering menedengar desas-desus negatif tentang kepemimpinan siapapun, yang intinya tidak lepas dari kata-kata GAGAL maupun ketidak puasan, baik oleh partner maupun bawahan.

Padahal, INGAT baik-baik… Sukses/gagal suatu aksi tergantung dari rencana aksi itu sendiri. Mengapa? Karena dalam rencana aksi terselip tujuan atau dapat dikatakan KEPUASAN yang diinginkan oleh perencana aksi. Sehingga ketika tidak terpuaskan, sebetulnya hanyalah kesalahan dalam menyusun rencana aksi, bukan kegagalan dalam pelaksanaan kegiatan maupun lemahnya tim dan kepemimpinan seseorang.

C. Mengapa?

Gagal merencanakan sama dengan merencanakan kegagalan[4].

Sebagaimana tolok ukur sukses terletak pada perencanaan, maka keberhasilan maupun kegagalan kegiatan tentunya tergantung pada bagaimana suatu kegiatan direncanakan.

Sebagai contoh, ketika sekumpulan anak muda setuju untuk berwisata ke luar kota. Kelima pemuda tersebut sebenarnya telah memikirkan tentang kendaraan, tempat yang akan dituju, maupun apa sekiranya yang perlu dibawa. Dalam waktu yang singkat, mereka speakat akan menggunakan mobil milik Budi (salah seorang dari kelima pemuda tersebut), Budipun setuju dan segera mereka berpisah untuk bertemu kembali keesokan harinya pagi-pagi, begitu kata seseorang yang dituakan bernama Adi.

Keesokan harinya, Rian tiba di tempat yang dikatakan pkl. 05.00 tepat setelah shalat subuh, disusul kemudian oleh Very. Budi tiba di tempat pkl. 06.00, sedang Adi baru tiba pkl. 06.30, teman-temannya protes karena Adilah yang menegaskan agar berkumpul pagi-pagi, hingga pkl. 08.00 Firman tak kunjung dating, setelah dihubungi berkali-kali akhirnya Firman menelfon dengan nada tinggi.

Singkat cerita mereka berlima berangkat, Budi selaku supir berbelok arah menuju SPBU. Apa yang terjadi? Cerita ini dapat terus anda kembangkan sebebas-bebasnya.

Itulah mengapa perencanaan memiliki kedudukan yang sangat penting, karena tujuan tanpa perencanaan hanyalah sebuah harapan[5].

D. Bagaimana?

Sederhana sekali, cukup kita telaah apa yang kita temukan dalam kamus bisnis berikut:

An action plan has three major elements (1) Specific tasks: what will be done and by whom. (2) Time horizon: when will it be done. (3) Resource allocation: what specific funds are available for specific activities. Also called action program[6].

Sudah cukup jelas bukan? Setiap action plan harus memiliki 3 elemen utama:

1. Tugas dan petugas yang spesifik

2. Jadwal pelaksanaan

3. Kebutuhan untuk setiap kegiatan

Untuk lebih jelasnya, mari kita rumuskan bersama perihal pembahasan action plan untuk pengelola racana pandega di gudep perti.

Pola perencanaa kegiatan dalam Gerakan Pramuka telah diatur sedemikian rupa, baik untuk level kwartir, gudep maupun satuan karya. Berkenaan dengan gudep Penegak dan Pandega, telah diberi porsi khusus dimana pola pembinaan yang mengarah pada demokratisasi, yaitu menganut prinsip dari, \

Karenanya, khusus untuk mengelola kegiatan pramuka penegak dan pandega, pada level kwartir dibentuklah Dewan Kerja[7]. Lalu bagaimana dengan peserta didik yang bernaung di Gugusdepan? Apakah boleh untuk merencanakan kegiatannya sendiri? TENTU BOLEH, bahkan HARUS. Kenapa? Karena arah dari Pramuka Penegak dan Pandega adalah “Ikut serta Membangun Masyarakat”[8]. Lalu bagaimana?

Pramuka penegak dan pandega memang memiliki gugusdepan yang tentunya dilengkapi dengan perangkat pendukung seperti mabigus, pembina gudep dan pembina satuan serta dibantu oleh pembantu pembina. Para orang dewasa ini turut menentukan arah pembinaan peserta didik.

Pembina sebagai tempat berkonsultasi. Pembina mampu memandang setiap peserta didik sebagai individu unik yang bebas dari pengaruh lingkungan maupun teman sebaya. Pengembangan minat dan bakat serta turut membantu menemukan konsep hidup serta jati diri masing-masing individu. Berbeda dengan peserta didik, yang lebih mengarah pada tatanan teknis dari pola pembinaan yang akan dilalui dan dijalankan. Untuk itulah dalam kegiatan kepramukaan untuk golongan penegak dan pandega, sosok pembina akan berperan sebagai panitia penyelenggara, sedangkan peserta didik bertindak sebagai panitia pelaksana.

Maksud dari panitia penyelenggara dan panitia pelaksana, akan kita sederhanakan pada tabel berikut:

Panitia Penyelenggara	Panitia Pelaksana
Mengarahkan dan memberi solusi	Merencanakan dan berkonsultasi
Membantu dan mendampingi	Melaksanakan dan melaporkan

Selanjutnya mari kita bahas mengenai bagaimana action plan dilaksanakan pada gugusdepan perti (racana pandega).

Dasar penyusunan action plan tidak lain adalah berdasarkan kebutuhan. Saya kurang setuju ketika hal ini menggunakan analisis SWOT dan semacamnya, karena akan terbentur dengan kendala; tidak adanya SDM, anggaran dan seterusnya sehingga kegiatan berangsur-angsur dari tahun ke tahun akan selalu sama. Ataupun kegiatan dengan konsep yang terlalu WAH padahal pelaksana tidak sanggup melakukannya. Sehingga yang terjadi adalah jauh panggang dari api.

Okelah kalo begitu, kita langsung ke point inti deyh. Alur dari perencanaan suatu kegiatan Racana adalah seperti berikut:

1. Musyawarah Racana -> Rencana Kerja

-> LPJ masa bakti sebelumnya

2. Rapat Program Kerja -> Program Kerja

3. Rapat Bidang -> Petunjuk Pelaksanaan

4. Rapat Panitia/Sangga Kerja/Reka Kerja (bila diperlukan) -> Petunjuk Teknis

-> Evaluasi (pada akhir kegiatan)

5. Rapat Bidang Sangga Kerja -> Matrik Kegiatan

6. Rapat Seksi Sangga Kerja -> Run Down Activities

untuk lebih jelasnya, coba palajari lampiran contoh dari masing-masing format yang ada.

Sebelum ditutup, sekedar menambahkan bahwasanya pada susunan kepanitiaan terdiri dari Panitia Penyelenggara (SC) dan Panitia Pelaksana (OC). Apabila diperlukan dapat pula membentuk Panitia Teknis dan Panitia Lokal.

Apa bedanya? Yuuk dibahas...

Jenjang	Fungsi
Panra (Panitia Penyelenggara)	1. Administratif 2. Politis 3. Budgeting 4. Pertanggung Jawaban Institusional
Panlak (Panitia Pelaksana)	1. Perencana Kegiatan 2. Pelaksana Kegiatan 3. Evaluasi Kegiatan
Jika Diperlukan (untuk Kegiatan Besar)
Panlok (Panitia Lokal)	Seperti Panra hanya bersifat lokal Contoh Panlok adalah ketika pelaksanaan kegiatan diselenggarakan di suatu tempat yang jauh dari kedudukan Panra, misalnya kegiatan jenis Subcamp, (kegiatan utama dilaksanakan di Cibubur namun terdapat pula penjelajahan di Pulau Seribu). karenanya guna mempermudah koordinasi dibentuklah Panlok.
Pantek (Panitia Teknis)	Sebagai pelaksana dari Panlok adalah Pantek. Jadi kalau Panra dibantu Panlak, Maka Panlok dibantu oleh Pantek.

Berbagai jenis Panitia Pelaksana (Sangga Kerja/Reka Kerja) barangkali akan terus berkembang, tentunya sesuai dengan kebutuhan. Namun saat ini, pola penyusunan kepanitiaan umumnya dibentuk dengan pola berikut:

1. Ketua Pelaksana

2. Wakil Ketua Bidang Kegiatan (Ketua Bidang Kegiatan / Kabid Giat)

3. Wakil Ketua Bidang Pemerintahan (Kabid Pemerintahan) -> Untuk kegiatan yang bersifat perkemahan

4. Wakil Ketua Bidang Sarana Pendukung (Kabid Sarpen)

5. Sekretaris (Kabid Sekretariat)

6. Bendahara (Kabid Keuangan)

7. Kabid Giat

a. Ketua Seksi Kegiatan Umum (Kasi Giat Umum)

1) Ketua Urusan Apel (Kaur Apel)

a) Anggota

b) Anggota

2) Kaur Anjangsana

a) Anggota

b) Anggota

3) Kaur Pameran

a) Anggota

b) Anggota

b. Kasi Giat Petualangan

1) Kaur Jelajah Hutan Gunung

a) Anggota

b) Anggota

2) Kaur Susur Pantai

a) Anggota

b) Anggota

3) Kaur Arung Jeram

a) Anggota

b) Anggota

4) Kaur Susur Gua

a) Anggota

b) Anggota

c. Kasi Giat Keterampilan

1) Kaur Kerajinan Anyaman

a) Anggota

b) Anggota

2) Kaur Kerajinan Batik

a) Anggota

b) Anggota

3) Kaur sablon dan Cetak

a) Anggota

b) Anggota

4) Kaur Fotografi

a) Anggota

b) Anggota

5) Kaur Pengolahan Sampah

a) Anggota

b) Anggota

d. Kasi Giat Kesakaan

1) Kaur Saka Bahari

a) Anggota

b) Anggota

2) Kaur Saka Bhakti Husada

a) Anggota

b) Anggota

3) Kaur Saka Bhayangkara

a) Anggota

b) Anggota

4) Kaur Saka Dirgantara

a) Anggota

b) Anggota

5) Kaur Saka Kencana

a) Anggota

b) Anggota

6) Kaur Saka Taruna Bumi

a) Anggota

b) Anggota

7) Kaur Saka Wanabakti

a) Anggota

b) Anggota

8) Kaur Saka Wirakartika

a) Anggota

b) Anggota

e. Kasi Wisata

1) Kaur Wisata Paket 1

a) Anggota

b) Anggta

2) Kaur Wisata Paket 2

a) Anggota

b) Anggota

3) Kaur Wisata Paket 3

a) Anggota

b) Anggota

4) Kaur Wisata Paket 4

a) Anggota

b) Anggota

8. Kabid Pemerintahan

a. Camat Putera

1) Lurah 1

a) RW 1

1] dst.

b. Camat Puteri

1) Lurah 1

a) RW 1

1] dst.

c. Kasi Keamanan

1) Kaur Kemanan Putera

a) Anggota

b) dst

2) Kaur Keamanan Puteri

a) Anggota

b) dst

d. Kasi Kesehatan

1) Kaur Kemanan Putera

a) Anggota

b) dst

2) Kaur Keamanan Puteri

a) Anggota

b) dst

9. Kabid Sarpen

10. Kabid Sekretariat

11. Kabid Keuangan

12. Kabid Waslitev (Pengawasan, Penelitian dan Evaluasi)

13. Dst...

Ya sudahlah, intinya mah begitu. Kepantiaan disusun sedemikian rupa sesuai kebutuhan. Tapi perlu diperhatikan mengenai penamaan; kabid -> kasi -> kaur -> anggota. Jangan sampai terbalik.

E. Pendinginan

Sebagai pendinginan, marilah kita tarik nafas dalam-dalam. Tenangkan fikiran, hilangkan segala keraguan.

Sungguh tidak ada yang sulit dalam perencanaan, ketika kita tidak berandai-andai. Jangan lupa membuat instrumen evaluasi yang sesuai dengan tujuan kegiatan.

Sebagai contoh tujuan kegiatan adalah; “peserta mampu menyalakan obor setelah berlari 5 putaran lapang sepak bola” , maka buatlah instrumen evaluasi dengan list; “berapa banyak peserta yang mampu menyalakan obor setelah berlari 5 putaran lapang sepak bola”, mudah bukan?

Selanjutnya, kembangkan terus pengetahuan dan kemampuan. Tulisan gak jelas ini hanya sebagian kecil dari pengetahuan yang diperlukan guna menjadi perencana tangguh, tentunya pengalaman akan memberikan pengetahuan yang lebih detail, jelas dan akurat. Karena perencanaan akan membutuhkan perubahan dimana tempat, waktu dan kondisi berubah. Wallahu a’lam...

Tentang yang nulis...